Att utlokalisera lagret är ett strategiskt beslut för företaget som kan medföra betydande fördelar i form av lägre kostnader, flexibilitet och effektivisering av verksamheten. En framgångsrik utlokalisering kräver noggranna förberedelser för en enkel och smidig process och för att logistikpartnern ska förstå företagets behov. I den här artikeln går vi igenom 7+1 viktiga steg som hjälper ditt företag att enkelt och smidigt lägga ut lagerhanteringen.
1. Börja med utvärdering och dokumentation
Det första steget i att utlokalisera lagret är en noggrann utvärdering av den egna verksamheten. Det innebär att företaget måste analysera sina nuvarande lagerprocesser och identifiera eventuella utmaningar. Det är viktigt att titta på hur lagerverksamheten hanteras i dagsläget och vad som behöver utvecklas. Denna interna utvärdering hjälper dig att förstå vilka mål du vill sätta upp för utlokaliseringen. Målen ska vara tydliga, mätbara och i linje med företagets övergripande affärsmål. Om företaget hittills själva har tagit hand om lagerhållningen har medarbetarna troligtvis erfarenhetsbaserad kunskap. Att dokumentera denna kunskap är av yttersta vikt för att säkerställa kontinuiteten i verksamheten under och efter utlokaliseringen. En intern utvärdering som är väl utförd utgör också en grund för att upprätta en anbudsbegäran och kompletterande information för potentiella logistikpartner.
2. Gör en noggrann anbudsbegäran
Det första viktiga steget mot att hitta rätt logistikpartner är en omsorgsfullt utarbetad anbudsbegäran som i detalj beskriver företagets behov av lagring. Anbudsbegärans struktur bör utformas så att de anbud man får in är lätta att jämföra. Det är särskilt viktigt när det gäller prissättning, för att företaget ska kunna välja mellan de bästa leverantörerna. I en bra anbudsbegäran ingår också en beskrivning av företagets affärsmodell och vilken roll lagret har i den som helhet.
3. Kartlägg potentiella samarbetspartner
När anbudsbegäran är färdig är det dags att kartlägga potentiella samarbetspartner. Syftet med detta steg är att hitta de leverantörer som bäst kan tillgodose företagets behov. Man bör fästa särskild vikt vid hur kapabel samarbetspartnern är i att hantera planeringen, projekteringen och resursfördelningen vid övertagandet. Det är viktigt att logistikpartnern klarar av att genomföra flytt av lager och andra praktiska åtgärder utan att det påverkar företagets verksamhet negativt. Dessutom är det bra att utvärdera samarbetspartnerns sätt att hantera risker och hur flexibel deras tjänst är i situationer med snabba förändringar. Även ansvaret för människor och miljö är ett viktigt bedömningskriterium, eftersom samarbetspartnerns verksamhet även är en stor del av det egna företagets ansvarstagande. Det är bra att kontrollera om en potentiell logistikpartner agerar med öppenhet och insyn och stödjer ditt företag i utvecklingen av en ansvarsfull verksamhet.
4. Välj den bästa samarbetspartnern
När du har fått anbud från olika potentiella samarbetspartner är det dags att noggrant gå igenom dem. Välj några lovande kandidater och gå in mer på djupet i deras verksamhet. Det kan exempelvis innefatta att göra en bedömning av företagets ekonomiska situation, en förutsättning för verksamhetens kontinuitet, genom att titta på bokslutet och kreditbetyget. Se också till att den potentiella samarbetspartnern har den tekniska kompetens och kapacitet som krävs för att stödja din verksamhet, exempelvis inom materialhantering och lagring av farliga ämnen.
5. Gör upp ett tydligt serviceavtal
När den bästa samarbetspartnern har valts ut är det dags att göra upp ett serviceavtal (Service Level Agreement, SLA). I detta avtal definieras parternas ansvar och skyldigheter i detalj. Det är viktigt att man i avtalet bland annat har med en tjänstebeskrivning, mål, leveranstider, hur snabbt hanteringen ska ske, rutiner för hantering av skadade produkter, hur precisa lagervärdena ska vara, flexibiliteten när det gäller kapacitet samt rutiner inom kundservice och kommunikation. Det viktigt att i avtalet ange tydliga indikatorer för uppföljning av kvaliteten på tjänsten. Även eventuella sanktioner för avtalsöverträdelser ska fastställas. Det rekommenderas också att man i förväg kommer överens om hur eventuella tvister ska lösas och vad som händer om avtalet hävs i förtid.
6. Överlåtelse av ansvaret för lagerhantering
Att överlåta ansvaret till en extern samarbetspartner är ett kritiskt steg som kräver noggrann planering. Målet är att säkerställa att lagerverksamheten fortsätter smidigt och utan avbrott även under överlåtelsen av ansvaret. Det är viktigt att samarbetet mellan företaget och logistikpartnern är intensivt och öppet, så att eventuella problem kan lösas snabbt. Det finns många olika sätt att omorganisera personalen – ofta flyttas logistikpersonalen över till den nya samarbetspartnern i och med utlokaliseringen. Det ger medarbetarna möjlighet att lära sig nya saker samt att växa och utvecklas i sitt eget logistikyrke.
7. Fortsätt att ha ett aktivt samarbete
Vid utlokalisering av lagerhantering övergår man efter övertagandefasen till ett kontinuerligt samarbete, vilket vanligtvis definieras i serviceavtalet. Under detta samarbete fokuserar man på att utveckla verksamheten i enlighet med gemensamt överenskomna mål. Ett mål kan exempelvis vara att förenkla varu- och informationsflödena, öka automatiseringsgraden eller effektivisera användningen av lagerlokaler.
+1. Förbered dig inför att samarbetet upphör
Även om utlokalisering av lager vanligtvis är en långsiktig lösning är det också viktigt att i förväg planera inför att samarbetet upphör och alla aspekter i anslutning till det så detaljerat som möjligt. Att lägga ut lagret på en extern aktör är vanligtvis ett långsiktigt projekt, och då är det bra att planera på en allmän nivå inför att det eventuellt upphör. Vid tidsbestämd utlokalisering är det viktigt att komma överens om detaljerna redan från början, så att samarbetet kan avslutas på ett kontrollerat sätt och företagets verksamhet fortsätter utan avbrott. Utlokalisering av lager är ett strategiskt beslut som kräver noggrann planering och genomförande. Bra förberedelser och tydliga mål bidrar till att säkerställa att utlokaliseringen av lagret medför långsiktiga fördelar för företaget.
Ladda ner vår guide till lageroutsourcing
Läs mer i vår Guide för utlokalisering av lager (på engelska) och se till att utlokaliseringsprocessen går enkelt och smidigt!